Office Manager TU Delft | Campus Den Haag

Word jij blij van structuur aanbrengen in een levendige campusomgeving? Dan is de rol als officemanager van de TU Delft | Campus Den Haag jou op het lijf geschreven!

Functieomschrijving

Als officemanager ben jij de organisatorische spil van de TU Delft | Campus Den Haag. Je ondersteunt de Managing Director en werkt nauw samen met het campusteam, bestaande uit onder andere facility medewerkers, de eventcoördinator en andere collega’s binnen het team. Samen zorgen jullie ervoor dat de campus soepel draait en dat alles achter de schermen goed georganiseerd is.

De directie van Campus Den Haag bestaat uit de Managing Director en de Academic Director. De campus zelf huisvest diverse onderdelen van de TU Delft in Den Haag (Universiteitscampus Spui), waaronder de masteropleiding Engineering and Policy Analysis (EPA) en onderzoekscentrum Climate Safety & Security centre (CaSS). In jouw rol werk je daarom niet alleen nauw samen met het campusteam, maar ook met collega’s uit deze verschillende onderwijs- en onderzoeksomgevingen. Je bent onderdeel van het operationele hart van de campus, waar onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering samenkomen. In deze dynamische omgeving houd jij overzicht, verbind je mensen en processen en zorg je dat afspraken ook echt worden opgevolgd.

Wat ga je doen?

In deze veelzijdige functie:

• Ondersteun je de Managing Director in de dagelijkse organisatie en besluitvorming.
• Verzorg je agendabeheer en plan je complexe afspraken in, waarbij je scherp afweegt in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd.
• Coördineer je het facilitaire overleg en zorg je voor een goede voorbereiding, verslaglegging en opvolging van acties.
• Ben je de organisator van diverse overleggen en bijeenkomsten en zorg je voor planning, verslaglegging en voortgangsbewaking van de gemaakte afspraken.
• Ben je verantwoordelijk voor de zalenboekingen en catering voor de activiteiten van de TU Delft die in het gebouw plaatsvinden, in nauwe samenwerking met de facility medewerkers en eventcoördinator.
• Ondersteun je de eventcoördinator bij het organiseren van evenementen en bijeenkomsten en verzorg je desgewenst de begeleiding op de dag van uitvoering (waaronder ontvangst, registratie, etc.).
• Ben je eerste aanspreekpunt voor operationele financiële zaken en verzorg je de administratieve processen van het processen van de campus.
• Zorg je voor structuur in documentatie, archivering van besluiten en een duidelijke informatiestroom.
• Handel je inkomende e-mails zelfstandig af en bewaak je de voortgang van acties en verzoeken.
• Faciliteer je contact tussen organisatoren en collega’s van de campus bij de diverse activiteiten.
• Ben je contactpersoon voor de organisatie van het Weekend van de Wetenschap die plaatsvindt met de partners in de Universiteitscampus Spui.
• Regelen je protocollaire zaken die gelden bij formele evenementen met hoogwaardigheidsbekleders.
• Vervang je waar nodig collega’s binnen het team bij afwezigheid, waaronder de office manager EPA.

Het team

Je maakt deel uit van een hecht en professioneel campusteam waarin je samenwerkt met facility medewerkers, de eventcoördinator en communicatieadviseur, en student-assistenten. Daarnaast werk je intensief samen met de Managing Director en collega’s van de campusonderdelen en de TU Delft organisatie die in Den Haag activiteiten verzorgen.

Binnen de bredere TU Delft-omgeving werk je ook samen met inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, finance, HR en ICT. Je schakelt moeiteloos tussen operationele details en bestuurlijke processen

Jouw plek in de organisatie

De TU Delft Campus Den Haag is een dynamische omgeving waar onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact samenkomen. Je bent een belangrijke schakel tussen de directie en het team en houdt overzicht over de samenhang tussen besluiten, acties en uitvoering. Daarmee draag je direct bij aan een goed georganiseerde en professioneel draaiende campus. Het campusprogramma valt organisatorisch onder de Universiteitsdienst, Strategic Development. Je wordt aangestuurd door de Managing Director van de campus. De standplaats is Den Haag (Spui 5).

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stevige en proactieve management assistent of office manager. Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit.

Daarnaast neem je mee

• Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding, maar een afgeronde hbo-opleiding of associate degree, bijvoorbeeld in de richting van management support, office management, communicatie, bedrijfskunde, bestuurskunde of vergelijkbaar, kan ook.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, waaruit blijkt dat je HBO werk- en denkniveau hebt.
• Je toont een scherp gevoel voor prioriteiten, behoudt moeiteloos het overzicht en krijgt energie het onderhouden van contacten en het oppakken van een verbindende rol in de organisatie.
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, en hebt gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je vindt het leuk om te blijven leren, je vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en je kan zowel zelfstandig als in een team werken.
• Je beheerst zowel de Nederlandse (niveau C2) als de Engelse taal (minimaal niveau B1) in woord en geschrift.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar Tijdelijk met uitzicht op vast.
• Een functieomvang van 32-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op Schaal 08 uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen €3382 - €4484 bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Hanneke Wegman, managing director, e-mail: h.e.wegman@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure
Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 28 Juni 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Hanneke Wegman.

Wij waarderen een duidelijke motivatiebrief. We nodigen je uit om direct te solliciteren en zullen al gedurende de looptijd van de vacature in gesprek gaan met sollicitanten.

Selectiegesprekken vinden plaats in de week van 29 juni.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.