Locatie: Groningen - Peizerweg

SoundImports groeit snel en ons team groeit mee! In de afgelopen jaren zijn we uitgegroeid van een kleine webshop tot de best beoordeelde webshop voor zelfbouwaudio in Europa. De komende jaren zetten we sterk in op verdere professionalisering, optimalisatie van onze processen en verdere groei binnen Europa.

Ben jij een organisatorisch sterk talent dat energie krijgt van regelen, vooruitdenken en zaken écht voor elkaar krijgen? En lijkt het je leuk om nauw samen te werken met de CEO van SoundImports, Martijn Ouwerkerk? Dit alles binnen een snelgroeiende e-commerceorganisatie met een sterke ondernemende cultuur.

Voor SoundImports zijn wij op zoek naar een Executive Assistant to the CEO. In deze rol zorg jij voor overzicht, structuur en rust rondom de CEO en het Senior Management Team. Je bent geen klassieke secretaris/secretaresse die alleen agenda’s beheert, maar een slimme generalist, fixer en verbindende schakel die helpt om prioriteiten scherp te houden, acties op te volgen en binnen duidelijke kaders taken en beslissingen van de CEO over te nemen.

Je bent iemand die aan een half woord genoeg heeft, hoge standaarden hanteert en energie krijgt van een dynamische omgeving. Je filtert informatie, bewaakt opvolging, schakelt met interne en externe stakeholders en zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen. Je weet wanneer je zelfstandig moet handelen, wanneer je moet adviseren en wanneer iets teruggelegd moet worden bij de CEO.

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ondersteun je onze CEO Martijn in de breedste zin van het woord. Je neemt actief werk uit handen door zelfstandig zaken voor te bereiden, af te stemmen, op te volgen en waar mogelijk binnen afgesproken kaders beslissingen te nemen namens de CEO. Je beheert proactief complexe agenda’s, mailboxen en prioriteiten, bereidt overleggen voor en zorgt ervoor dat acties en besluiten worden opgevolgd.

Je houdt zicht op wat er speelt, signaleert belangrijke onderwerpen en zorgt dat onze CEO kort en helder up-to-date blijft, zonder onnodige ruis. Daarnaast ondersteun je het Senior Management Team door efficiënte voorbereiding, afstemming en opvolging van meetings en besluitvorming.

Ook pak je bredere organisatorische zaken op, zoals het coördineren van managementreizen, presentaties, interne communicatie en events. Je werkt discreet, zorgvuldig en met gevoel voor verhoudingen.

Kort gezegd: jij brengt overzicht, bewaakt voortgang en fixt wat geregeld moet worden.

De meest voorkomende werkzaamheden zijn:

• Proactief beheren van agenda’s, mailboxen en prioriteiten van de CEO;
• Signaleren, filteren en samenvatten van belangrijke informatie, acties en beslispunten;
• Zelfstandig overnemen van gedelegeerde taken en beslissingen binnen vooraf afgestemde kaders;
• Voorbereiden van besluiten door informatie te verzamelen, opties inzichtelijk te maken en een concreet advies te geven;
• Namens de CEO opvolging geven aan afspraken, besluiten en acties richting interne en externe stakeholders;
• Inschatten wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming met de CEO nodig is;
• Organiseren, coördineren en notuleren van MT- en senior managementmeetings;
• Ondersteunen van het Senior Management Team bij voorbereiding, afstemming en opvolging van besluitvorming;
• Bewaken van actiepunten uit gesprekken, overleggen en e-mails;
• Voorbereiden van meetings, briefings, presentaties en opvolging;
• Zelfstandig oppakken van praktische, organisatorische en operationele zaken;
• Verzorgen en coördineren van managementpresentaties voor interne en externe stakeholders;
• Afstemmen met interne en externe stakeholders namens of in opdracht van de CEO;
• Fungeren als vertrouwenspersoon en verbindende schakel tussen de CEO, het Senior Management en de organisatie;
• Zorgen dat zaken niet alleen besproken worden, maar ook daadwerkelijk worden afgerond.

Wie zijn wij?

SoundImports is een snelgroeiende e-commerceonderneming gespecialiseerd in luidsprekercomponenten en zelfbouwaudio. Je komt terecht in een organisatie van 35+ collega’s. Onze cultuur is informeel, ondernemend en resultaatgericht.

Samen werken we elke dag aan een nóg betere klantreis en organisatie. Onze ambitie is duidelijk: wij willen dé nummer 1-speler in Europa worden in luidsprekercomponenten.

In deze rol krijg je veel vertrouwen en verantwoordelijkheid. Je werkt dicht bij onze CEO en het Senior Management Team en levert direct een bijdrage aan de verdere professionalisering en groei van SoundImports.

Wat we belangrijk vinden:

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, verkregen door opleiding of relevante ervaring;
• Bij voorkeur heb je een opleiding gevolgd in Office Management, Bedrijfskunde, Hospitality, International Business, Communicatie of een vergelijkbare richting;
• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring als Executive Assistant, PA, Office Manager, Management Assistant, Projectcoördinator of in een brede operationele of managementrol;
• Je beheerst Nederlands én Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt Engelstalige e-mails, documenten, presentaties en gesprekken snel begrijpen, samenvatten en omzetten naar concrete acties;
• Je bent sterk in agenda-, mailbox- en stakeholdermanagement;
• Je hebt ervaring met het organiseren en notuleren van managementmeetings;
• Je kunt goed inschatten welke zaken je zelfstandig kunt oppakken en welke beslissingen afstemming vragen;
• Je bent in staat om binnen duidelijke kaders namens de CEO te handelen;
• Je communiceert helder, professioneel en discreet;
• Je bent gewend om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen;
• Je denkt in oplossingen en vindt het leuk om structuur aan te brengen;
• Je werkt door tot het werk af is;
• Je bent minimaal 32 uren beschikbaar;
• Je woont in Groningen of binnen 45 minuten reistijd van onze locatie.

Welke competenties zoeken we?

In deze rol zoeken we iemand die energie krijgt van ontzorgen, regelen en verbeteren. Je houdt overzicht wanneer veel zaken tegelijk spelen en je weet goed onderscheid te maken tussen hoofd- en bijzaken.

Jij helpt de CEO en organisatie succesvol te zijn door:

• Structuur en rust aan te brengen;
• Prioriteiten scherp te houden;
• Informatie snel te filteren en samen te vatten;
• Acties en besluiten goed op te volgen;
• Proactief mee te denken en vooruit te kijken;
• Zaken zelfstandig op te pakken en af te ronden;
• Gedelegeerde taken en beslissingen zorgvuldig over te nemen;
• Snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen;
• Discreet en betrouwbaar om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Prettig, professioneel en doortastend te communiceren;
• Een verbindende rol te spelen tussen CEO, Senior Management en organisatie.

Wat bieden we jou?

• Een uitdagende baan met ruimte om te groeien én echte impact te maken;
• Veel verantwoordelijkheid en ruimte binnen de organisatie;
• Een jaarcontract met goede arbeidsvoorwaarden, vakantiegeld en pensioenopbouw;
• Salarisschaal 9: € 3.414,- tot maximaal € 4.804,- afhankelijk van je ervaringsjaren;
• 25 vakantiedagen per jaar op basis van 38 uur;
• Reiskostenvergoeding indien je buiten de stad Groningen woont;
• Een gratis onbeperkt sportschoolabonnement, regelmatig padellen en andere sportieve uitjes;
• Tijd om aan jezelf te werken via cursussen of studie;
• Aantrekkelijke korting op alles wat we verkopen.

Ben jij de Executive Assistant die wij zoeken?

Ben jij een gedreven generalist met hoge standaarden, sterke executiekracht en uitstekende beheersing van Nederlands en Engels? Krijg jij energie van een rol waarin je dicht op de business zit, veel verantwoordelijkheid krijgt en echt impact kunt maken?

Herken jij jezelf hierin? Dan horen we graag meer over jou via een uitgebreide motivatiebrief. Daarnaast ontvangen we graag je cv met referentie(s)
Stuur je sollicitatie, cv en motivatie naar jobs@soundimports.nl.

Heb je vragen over deze vacature? Neem gerust contact op met Lennart Dekker via 085 - 071 1860.

Salaris: €3.414,00 - €4.804,00 per maand

Arbeidsvoorwaarden:

• Bedrijfsfeesten
• Bedrijfsfitness
• Budget voor professionele ontwikkeling
• Gezondheidsprogramma
• Kerstpakket
• Kosteloos parkeren
• Pensioen
• Personeelskorting
• Reiskostenvergoeding

Werklocatie: Fysiek