Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities of the Role:

• Administration: timesheet management, monitoring, and inputting hours on timesheets, compiling weekly and/or monthly timesheets for Payroll/site, liaising with site management/security regarding crew changes, missing swipes, etc. Reviewing the expenses of the team as the Business Unit Lead’s representative. Managing the smooth coordination between all stakeholders. Organising and maintaining data in spreadsheets, generating reports, organising paperwork and other related administrative duties as required.

• Office: controlling office supplies and consumables, placing orders to never run out of stock, in collaboration with the Procurement, Commercial and Logistics teams. Suggesting ideas to improve working environment, overseeing office space refurbishments and layout needs, ensuring all employees have an appropriate and pleasant environment to undertake their duties. Managing all office systems, procedures, and facilities to ensure the smooth running of the office.

• Reports: meticulously maintaining trackers of all kinds to be able to issue reports, statistics, trends, graphs, and charts. Attending meetings at the request of the Senior Management team, documenting minutes, and distributing them to all relevant parties.

• Onboarding: welcoming new hires and making sure communication before, during and after their recruitment is clear and thorough, informing newcomers of administrative requirements of their host city/country and helping them with their queries, introducing new employees to their team and explaining where to find the information they need regarding administration, the site team, or the company.

• IT: working with the IT team to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time, keeping track of the site’s IT stock, liaising with the IT team if equipment needs to be ordered or replacements are required; complying with company policies in terms of cybersecurity and data protection.

• Communication: facilitating communication between on-site teams and the project manager. Ensuring that information flows smoothly between all stakeholders. You will be the main person of contact between site and HR, Payroll, IT, Fleet. Assisting employees, management, and other departments on sensitive/commercial tasks within the business. Working in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.

• Travel: ensuring employee travel request forms meet established criteria, flight/hotel reservations within established budgets and company/project policies. Archiving of all bookings according to the system put in place by the administrative team in order to provide reports to Senior Management. Liaising with the Fleet, Tool and Plant team for transport needs from accommodation to site.

• Properties: sourcing accommodations for employees for the duration of the project, maintaining excellent communication with property agents and owners, ensuring that the management of accommodations and transport is done in the most efficient and practical way in terms of time and costs, liaising with the Finance and Commercial teams to allocate costs, liaising with the Legal team for lease reviews and validation.

• Innovation and Development: continually seeking out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency. Showing curiosity regarding the construction industry to be able to evolve within the company in other positions. Regularly undertaking trainings to develop skills and knowledge and promoting those trainings to other teammates.

• Event management: organizing monthly teambuilding activities in coordination with management and taking into account the project schedule and budget, organizing smaller and regular activities on site such as team breakfasts.

• Mental health and well-being: promoting mental health among the on-site workforce, i.e., awareness, support (willing to train to be a Mental Health First Aider), stigma reduction (open communication and encouraging seeking help when needed), resource referral (Mercury’s external Employee Assistance Programme).

• All other duties associated with this role.

Essential Criteria for the Role:

• Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).

• Communication: strong written and verbal communication, conveying information clearly and effectively with various stakeholders and fostering a collaborative environment and teamwork.

• Capacity for processing high volume employee management/requests and tasks.

• Ability to work with confidential information in a professional and trustworthy manner, to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Management team.

• Strong organisational skills to completing projects/tasks in a timely manner in a fast-paced, dynamic environment.

• Time management: prioritise tasks effectively and work within deadlines with little supervision.

• Ability to work on your own initiative, exercise good judgement when taking decisions, leading by example.

• Excellent interpersonal and intercultural communication and skills.

• Patience, attention to detail, adaptability, reactivity.

• Impeccable approach, sensibility, and diplomacy in terms of genders, origins, cultures, sexual orientations, or disabilities to promote an inclusive workplace with individuals from various backgrounds.

• Language: English C1/C2.

Desirable Criteria:

• Proven administrative experience in a busy office environment within the construction industry is highly desirable.

• Working knowledge of SAP.

• Other languages ( Dutch is a plus).

Working Conditions

The role is based on a construction site in Amsterdam, which may require outdoor work and exposure to construction site conditions.

This job may not be based in the Amsterdam, area on a permanent basis. The candidate must be willing to travel as part of this position and be sent to another project in another country for the needs of another project.

Mercury is an equal opportunities employer.

Mercury is de Europese leider op het gebied van bouwoplossingen.

Wij bouwen en beheren complexe engineering- en constructieprojecten voor 's werelds toonaangevende bedrijven. Onze oplossingen helpen technologieën en levensveranderende ontwikkelingen te leveren die mensen, gemeenschappen en bedrijven met elkaar verbinden, waardoor ze de kracht krijgen om ongelooflijke dingen te bereiken. Onze mensen hebben de moed om innovatief te zijn. Hun vastberadenheid en scherpe focus stellen ons in staat keer op keer met zekerheid te leveren.

Wij realiseren de visies van onze klanten door middel van toonaangevende bouwoplossingen in diverse sectoren, waaronder: Enterprise Data Centres, Geavanceerde technologie en biowetenschappen, Hyperscale datacenters en Brandbeveiliging.

Bij Mercury is het onze plicht om onze mensen aan te moedigen en te steunen om hun visie op zichzelf te verwezenlijken. We plaatsen hen in het hart van wat we doen en bieden uitdagende kansen om zich te ontwikkelen binnen een geweldig team in een ondersteunende omgeving waarin ze hun volledige potentieel kunnen bereiken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden van de rol:

• Administratie: urenregistratie, monitoring en invoeren van uren op urenstaten, cSamenstellen van wekelijkse en/of maandelijkse urenstaten voor de salarisadministratie/locatie, overleggen met het management/de beveiliging van de locatie over bemanningswisselingen, ontbrekende swipes, etc. Controleren van de onkosten van het team als vertegenwoordiger van de Business Unit Lead. Zorgen voor een soepele coördinatie tussen alle belanghebbenden. Organiseren en onderhouden van gegevens in spreadsheets, genereren van rapporten, organiseren van papierwerk en andere gerelateerde administratieve taken indien nodig.

• Kantoor: het beheren van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen, het plaatsen van bestellingen zodat er nooit een voorraadtekort ontstaat, in samenwerking met de teams Inkoop, Commercie en Logistiek. Ideeën aandragen om de werkomgeving te verbeteren, toezicht houden op de renovatie en inrichting van kantoorruimtes en ervoor zorgen dat alle werknemers een geschikte en prettige omgeving hebben om hun taken uit te voeren. Beheert alle kantoorsystemen, -procedures en -faciliteiten om een soepele gang van zaken op kantoor te garanderen.

• Rapporten: het nauwgezet onderhouden van trackers van allerlei aard om rapporten, statistieken, trends, grafieken en diagrammen te kunnen publiceren. Op verzoek van het senior managementteam vergaderingen bijwonen, notulen maken en deze verspreiden onder alle relevante partijen.

• Aan boord nemen: nieuwe medewerkers verwelkomen en ervoor zorgen dat de communicatie voor, tijdens en na hun aanwerving duidelijk en grondig is, nieuwkomers informeren over de administratieve vereisten van hun gaststad/-land en hen helpen met hun vragen, nieuwe medewerkers voorstellen aan hun team en uitleggen waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben over de administratie, het team op de locatie of het bedrijf.

• HET: samenwerken met het IT-team om ervoor te zorgen dat alle IT-benodigdheden en hardware voor het project op tijd worden besteld, de IT-voorraad op de locatie bijhouden, contact onderhouden met het IT-team als er apparatuur moet worden besteld of als er vervanging nodig is; voldoen aan het bedrijfsbeleid op het gebied van cyberbeveiliging en gegevensbescherming.

• Mededeling: het faciliteren van de communicatie tussen de teams op locatie en de projectmanager. Zorgen voor een soepele informatiestroom tussen alle belanghebbenden. Jij bent het belangrijkste aanspreekpunt tussen de site en HR, Payroll, IT en Fleet. Medewerkers, management en andere afdelingen ondersteunen bij gevoelige/commerciële taken binnen het bedrijf. Samenwerken met HR om het kantoorbeleid waar nodig te handhaven.

• Reis: ervoor zorgen dat de reisaanvraagformulieren van werknemers voldoen aan de vastgestelde criteria, dat vlucht-/hotelreserveringen binnen de vastgestelde budgetten en het bedrijfs-/projectbeleid vallen. Archivering van alle boekingen volgens het systeem dat door het administratieteam is opgezet, om rapporten aan het senior management te verstrekken. Overleg met het Fleet, Tool en Plant team voor transportbehoeften van de accommodatie naar de bouwplaats.

• Eigenschappen: het regelen van accommodaties voor werknemers voor de duur van het project, het onderhouden van uitstekende communicatie met makelaars en eigenaren, het ervoor zorgen dat het beheer van accommodaties en vervoer op de meest efficiënte en praktische manier wordt uitgevoerd in termen van tijd en kosten, het onderhouden van contacten met de financiële en commerciële teams om kosten toe te wijzen, het onderhouden van contacten met het juridische team voor het beoordelen en valideren van huurovereenkomsten.

• Innovatie en ontwikkeling: voortdurend op zoek naar de beste werkwijzen en efficiëntere manieren van werken om de efficiëntie op kantoor en in het algemeen binnen het bedrijf te verbeteren. Interesse tonen voor de bouwsector om binnen het bedrijf door te kunnen groeien in andere functies. Regelmatig trainingen volgen om vaardigheden en kennis te ontwikkelen en deze trainingen promoten bij andere teamgenoten.

• Evenementenbeheer: het organiseren van maandelijkse teambuildingactiviteiten in overleg met het management en rekening houdend met de projectplanning en het budget, het organiseren van kleinere en regelmatige activiteiten op locatie, zoals teamontbijten.

• Mentale gezondheid en welzijn: het bevorderen van de geestelijke gezondheid onder het personeel op de werkplek, d.w.z. bewustwording, ondersteuning (bereidheid om een opleiding te volgen tot Eerstehulpverlener Geestelijke Gezondheid), vermindering van stigma's (open communicatie en aanmoediging om hulp te zoeken wanneer dat nodig is), doorverwijzing van hulpbronnen (het externe Employee Assistance Programme van Mercury).

• Alle andere taken die bij deze rol horen.

Essentiële criteria voor de rol:

• Uitstekende kennis van de Microsoft Office-suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote, SharePoint).

• Communicatie: goede schriftelijke en mondelinge communicatie, informatie duidelijk en effectief overbrengen aan verschillende belanghebbenden en een collaboratieve omgeving en teamwerk bevorderen.

• Capaciteit voor het verwerken van grote volumes aan personeelsbeheer/verzoeken en taken.

• Vermogen om op een professionele en betrouwbare manier met vertrouwelijke informatie om te gaan en om op een effectieve en professionele manier te reageren op alle vragen van het senior managementteam.

• Sterke organisatorische vaardigheden om projecten/taken tijdig af te ronden in een snelle, dynamische omgeving.

• Tijdmanagement: taken effectief prioriteren en binnen deadlines werken met weinig toezicht.

• Het vermogen om op eigen initiatief te werken, een goed oordeel te vellen bij het nemen van beslissingen en het goede voorbeeld te geven.

• Uitstekende interpersoonlijke en interculturele communicatievaardigheden en vaardigheden.

• Geduld, oog voor detail, aanpassingsvermogen, reactievermogen.

• Een onberispelijke aanpak, gevoeligheid en diplomatie op het gebied van geslacht, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of beperking om een inclusieve werkplek te bevorderen met personen met verschillende achtergronden.

• Taal: Engels C1/C2.

Gewenste criteria:

• Aantoonbare administratieve ervaring in een drukke kantooromgeving binnen de bouwsector is zeer wenselijk.

• Kennis van SAP.

• Andere talen (Nederlands is een pluspunt).

Werkomstandigheden

De functie is gebaseerd op een bouwlocatie in Amsterdam, wat betekent dat je mogelijk buiten moet werken en blootgesteld moet worden aan de omstandigheden op de bouwplaats.

Deze functie is mogelijk niet permanent gevestigd in de regio Amsterdam. De kandidaat moet bereid zijn om voor deze functie te reizen en voor de behoeften van een ander project naar een ander land te worden gestuurd.

Mercury is een werkgever die gelijke kansen biedt.